Faktura ustrukturyzowana – najważniejsze informacje

Więcej w temacie Krajowego Systemu Faktur na flobo.io/aktualnosci/co-to-jest-faktura-ustrukturyzowana-i-krajowy-system-e-faktur/.

System faktur ustrukturyzowanych miał planowo funkcjonować już w 4 kwartale 2021 r., jednak finalnie właścicielom firm na udostępnienie Krajowego Systemu e-Faktur przyszło poczekać do 2022 r. Projekt ruszył w pierwszym dniu 2022 r. Po roku okresu przejściowego, w którym stosowanie KSeF jest opcjonalne, począwszy od stycznia 2023 r. będzie to koniecznością dla każdego czynnego podatnika VAT, jak i dla przedsiębiorstw zwolnionych z tego podatku.

Faktura ustrukturyzowana – ułatwienie dla dla biur księgowych

Faktury ustrukturyzowane to innymi słowy dokumenty elektroniczne, które posiadają ściśle zdefiniowaną strukturę informacji zakodowanych z użyciem języka znaczników XML. Ten sposób kodowania zasadniczo niewiele powie osobie, która nie potrafi go rozszyfrować, jednak dla odpowiedniego programu do wystawiania i rozliczania faktur dokument tego rodzaju jest absolutnie klarowny. Fakt, iż faktury otrzymują jednolitą strukturę sprawia, że bez względu na to jakie aplikacje księgowe wykorzystują kontrahenci transakcji, informacje zawarte w fakturze ustrukturyzowanej pozostaną odczytane jednakowo. Jest to ważna zmiana na lepsze w szczególności dla biur rachunkowych, które dotąd notorycznie mają do czynienia z przypadkami niepoprawnego przeniesienia w programie księgowym danych z faktur przesyłanych przez klientów w formie zdjęcia faktury papierowej albo pliku PDF. Faktury ustrukturyzowane kompletnie wykluczają możliwość pomyłki przy wprowadzaniu informacji z faktury przez człowieka, a także nieprawidłowego ich rozszyfrowania przez technologię OCR.

Krajowy System e-Faktur – właściciele firm wiele na tym zyskują

Każdy przedsiębiorca z początkiem stycznia 2021 r. może wystawić oraz odebrać fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur uruchomionego przez Ministerstwo Finansów. Dzięki KSeF osoby prowadzące działalność gospodarczą przede wszystkim szybciej odbiorą zwrot VAT, są zwolnieni z obowiązku wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur, jak również zyskują większe bezpieczeństwo rozliczeń, ponieważ mogą być pewni, iż faktury się nie zawieruszą (KSeF przetrzymuje dane o dokumentach przez dekadę). Z kolei Ministerstwo Finansów zdobywa narzędzie, które pozwala na bardziej wnikliwą kontrolę systemu podatkowego, a więc w większym stopniu przeciwdziała wykroczeniom w obszarze podatku dochodowego, akcyzowego oraz VAT. Watro dodać, że obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur nie przekreśla możliwości korzystania z zewnętrznego oprogramowania do księgowania, lecz należy dokonać jego integracji z KSeF.